Как формируется и хранится личное дело сотрудника в госучреждении в 2018 году

Личные дела заводят на сотрудников при приеме на работу. Не все работники удостаиваются такой чести. Работодатель сам определяет, нужно ли ведение личных дел на предприятии. Исключением являются госучреждения, для которых вести личные дела является обязательным занятием кадровой службы. Коммерческие организации иногда личные дела заводят на руководящий состав предприятия.

Личное дело – это удобный инструмент для организации правильного кадрового документооборота. Личное дело представляет собой папку, в которой собраны документы и прочая информация о конкретном сотруднике. Все оформляемые на протяжении трудовой деятельности документы, приказы, характеристики, письма вносятся в личное дело. Это очень удобно, так как ускоряет поиск нужно документа, устраняется хаос в документации.

Каждое личное дело имеет опись внутренних документов, что также ускоряет и упрощает поиск необходимой бумаги. Опись содержит перечень всех документов, входящих в личное дело, с указание страниц, на которых он находится.

Заниматься ведением личных дел обычно поручают работнику кадровой службы, при этом в его должностных обязанностях нужно прописать в том числе и обязанность ведения личных дел.

Состав личного дела работника

Что включают в личное дело? Это могут быть любые документы, имеющие отношения к личности работника или его трудовой деятельности. Дело на работника заводится при приеме на работе. На начальном этапе в него вносятся резюме сотрудника, анкета, автобиография, копии паспорта и иных документов, которые предоставил сотрудник, приказ о приеме на работу, личная карточка Т-2, справка о врача (если есть), документы, подтверждающие право на различного рода льготы, налоговые вычеты, допуск к работе.

Личное дело

С работником заключается трудовой договор, при необходимости иные виды соглашения – о неразглашении коммерческой тайны, о материальной ответственности. Экземпляры этих договоров также включают в состав личного дела работника.

Все приказы, которые касаются работника, также включают в дело – о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о дисциплинарных взысканиях, о премировании, поощрении и др.

Включают в личное дело и заявления работника. Все эти документы располагают в личном деле в хронологическом порядке и фиксируют во внутренней описи.

Хранение

Необходимо обеспечить надлежащее хранение личных дела работников. Помещение должно быть сухим, с пониженной влажностью. Доступ в это помещение должен быть ограничен – оно должно закрываться на ключ. Возможно, что папки хранятся в сейфе или шкафу, которые закрываются на ключ. Помещение должно соответствовать требованиям пожарной безопасности. Идеальный вариант – несгораемый шкаф.

Такие особые условия хранения необходимо обеспечит документам по той причине, что срок хранения личных дел 75 лет, а для руководящего состава – бессрочно.

Изымать документы из личного дела можно, но делать это может только лицо, на которого возложена ответственность за ведение личных дел. При этом вместо изъятого документа нужно оставить расписку человека, который получил документ, о том что он обязуется его вернуть в определенный срок.

Добавить комментарий